Если Вы получили письмо от имени администрации, смотрите на группу, в которую включен пользователь. Опасайтесь подделок с заботой или угрозами.
Я бы посоветовал сразу обратиться в специализированную компанию, например, ОСГ. Мы сначала пытались сделать всё самостоятельно формирование электронного архива, но быстро поняли, что это трудоёмко и сложно. Они предлагают полный цикл услуг по формированию архивов: от сканирования до безопасного хранения. Это сэкономило нам много времени и ресурсов. Более подробно у них на сайте: osgrm.ru.