Если Вы получили письмо от имени администрации, смотрите на группу, в которую включен пользователь. Опасайтесь подделок с заботой или угрозами.
А продлить контракт со старым поставщиком никак не получится? Вы его ведь как-то нашли, может и менять тогда не стоит ничего, а просто продолжить сотрудничество.